Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) bezeichnet die Verwaltung digitalisierter oder digitaler Dokumente mittels einer Datenbank. Ziel ist ein möglichst papierloses Büro.

Der Anwender hat die Möglichkeit mit Hilfe einer Software-Anwendung oder eines reinen Webinterfaces nach Dokumenten zu suchen. Diese liegen zwar in einem Dateisystem vor, die Datenbank des DMS enthält aber indexierte Suchtreffer.

Dies können der Dateiname, die Dateiendung, in der Datei vorkommende Begriffe, das Erstellungsdatum, der Autor des Dokumentes oder sogar das letzte Änderungsdatum der Datei sein. Bei den Suchparametern sind kaum Grenzen vorhanden.

Im Zuge der Einstellung der Dokumente werden diese entsprechend verschlagwortet (Tags bzw. tagging) und ggf. einer Themenkategorie zugeordnet.

Historie von Dokumentenmanagementsystemen

Bereits Anfang der 1980-er Jahre träumten erste Unternehmen den Traum vom papierlosen Büro. Mit Aufkommen des Electronic Data Interchange (EDI) rückte die Vision in greifbare Nähe. Den ersten belegten Versuch eines papierlosen Büros mit EDI startete die Firma General Motors im Jahr 1985.

Der Versuch scheiterte, doch dieser Rückschlag hielt die technische Entwicklung nicht auf. Einige wenige, spezialisierte DMS-Lösungen kamen 1996 auf den Markt, die ersten Standard-Produkte erschienen 1997. Damit war der Grundstein für den Siegeszug der Dokumenten-Management-Systeme gelegt.

Vorteile und Merkmale eines Dokumenten-Management-Systems

Die sechs interessantesten Grundfunktionen eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellen zugleich auch dessen Merkmale und Vorteile dar:

Schneller Zugriff auf Informationen

Schnell kommen bei der digitalen Arbeit zahlreiche E-Mails, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder, Zeichnungen oder sonstige Dokumente (z.B. Verträge oder Urkunden) zusammen. Was zunächst noch übersichtlich wirkt, wird alsbald zu einem wahren Daten-Dschungel.

Das DMS hilft durch geschickte Indexierung, die gesuchten Daten, Dateien und Dokumente schnell wiederzufinden.

Ortsunabhängiger Zugriff

Via Webinterface ist der Zugriff auf das DMS weltweit möglich. Manche Systeme bieten sogar den Zugriff über WebDAV. Dabei kann über das Internet ein Netzlaufwerk mit dem DMS verbunden werden, ganz so als würde der Anwender an seinem Schreibtisch im Büro sitzen.

Sämtliche Informationen an einem Ort

Das DMS ist wie ein großer Aktenschrank - alle Dokumente (auch E-Mails, Präsentationen & Co.) befinden sich in diesem "Aktenschrank".

Befolgung von Gesetzen und Richtlinien

Standard-DMS bieten Revisionssicherheit. Mittels einer Verfahrensdokumentation wird nachgewiesen, dass es sich bei dem elektronisch abgelegten Dokument um das Original handelt. Auf diese Weise wird gesetzeskonform archiviert und der Papierbeleg muss nicht aufgehoben werden.

Kollaboration / Zusammenarbeit aller Projektteams

Alle Projektteams haben Zugriff auf die für sie freigegebenen Dokumente und deren elektronischen Akte. Während Papierakten in der Regel nur von einer oder wenigen Personen direkt einzusehen sind, können digitale Akten einem breiteren Personenkreis zur Verfügung gestellt werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Manche Prozesse lassen sich voll- oder teilautomatisieren. Der Rechnungsdurchlauf ist ein solches Beispiel.

Beispiel für ein Dokumenten-Management-System

Der eben erwähnte Rechnungsdurchlauf, bzw. die Archivierung eingehender Rechnungen ist ein gutes Beispiel für ein DMS.

Wird das Dokumentenmanagementsystem mit einem Hochleistungsscanner ausgestattet, können innerhalb weniger Minuten zahlreiche Rechnungen eingescannt und durch die Indexierung und automatische Verarbeitung des DMS geschickt werden.

Lediglich Dokumente, bei denen keine klare Erkennung laut des zuvor definierten Layouts erfolgt ist, werden von einem Sachbearbeiter gesichtet und bearbeitet. Der Rest erfolgt vollautomatisch.