Berichtsformen
Die Berichtsform ist ein wesentlicher Bestandteil der Berichtsgestaltung. Unter den formalen Gestaltungsmerkmalen versteht man die visuelle Gestaltung, den Umfang und die Darstellung des Berichts.
Je nach Art der Berichtsgestaltung kann eine unterschiedliche Gewichtung der einzelnen Elemente vorgenommen werden.
Sowohl die visuelle Gestaltung, der Umfang, als auch die Darstellungsform des Berichts sind wichtige Elemente, die einen Erfolg bzw. Misserfolg eines Berichts ausmachen können.
Visuelle Gestaltung eines Berichts
Die visuelle Gestaltung eines Berichts ist ein wichtiges Kriterium, um beim Empfänger ein positives Empfinden zu erzielen. Ein positives Empfinden kann durch den Einsatz von Farb- und Strukturelementen gezielt gesteigert werden.
Dadurch können komplexe Sachverhalte beim Empfänger leichter aufgenommen werden. Der Einsatz von störenden oder unbekannten Farb- Strukturelementen kann die Auffassungsgabe beim Empfänger der Berichtsinhalte hinderlich und als irritierend empfunden werden.
Umfang eines Berichts
Je nach Umfang und Dichte der Information kann der Bericht in seinem Ausmaß erheblich schwanken. Der Controller ist verantwortlich das richtige Maß zu finden, um relevante Kennzahlen in Relation zur geeigneten Form und wichtige von unwichtigen Informationen zu trennen und zu präsentieren.
Darstellungsform eines Berichts
Die Darstellungsform hat einen wesentlichen Einfluss auf die Verständlichkeit und Akzeptanz eines Berichts beim Empfänger. Bei der Darstellungsform kann aus folgenden Elementen ausgewählt werden, wie zum Beispiel Grafiken, Tabellen oder Kommentaren.
Eine geringe Anzahl von Grafiken sind ein gutes Mittel Informationen kurz und prägnant an den Empfänger zu übermitteln. Sie bieten die Möglichkeit eine Relation zu Zahlen und Aussagen herzustellen und auf einen Blick erfassbar zumachen. Es sollten immer Grafiken verwendet werden, die als Standard im Unternehmen benutzt werden.
Oft werden Säulen- oder Liniendiagramme verwendet, um einen direkten Vergleiche zwischen verschiedenen Kennzahlen in Relation zu setzen. Oft werden auch gleitende Durchschnitte verwendet, um besondere Kennzahlen zu untergliedern. Korrelationen und Abhängigkeiten zwischen Kennzahlen werden oft in Tortendiagrammen visualisiert.
Reichen Grafiken für die Übermittlung der Informationen nicht mehr aus, müssen Tabellen verwendet werden, die besonders große Datenmengen bzw. Datenreihen grafisch widerspiegeln können. Die hohe Dichte und Komplexität der Daten verringert aber die Akzeptanz beim Empfänger
Einzelne Kommentare können als wichtiges Ergänzungselement in einem Bericht eingebaut werden. Oft können Grafiken oder Tabellen eine Information nur bedingt an den Empfänger des Berichts vermittelten. Um diese Informationslücke zu schließen, werden für den Kerninhalt der Information Kommentare verwendet, welche die Kernaussage auf den Punkt bringen.
Kommentare sollten sachliche Informationen besitzen und sparsam eingesetzt werden. Der falsche oder unnötige Einsatz von Kommentaren blähen die Berichte auf und machen sie unleserlich. Für Standardberichte sollten keine Kommentare nötig sein, da sie im Vorfeld mit dem Fachbereich standardisiert worden sind. Ein einheitliches Layout der Berichte ist für die Übersichtlichkeit und Verständlichkeit des Berichtswesens sehr hilfreich.