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Data Governance

Unter Data Governance wird eine Richtlinie verstanden, die als schriftliches Dokument Vorgaben über die ordnungsgemäße Verwaltung der digitalen Daten eines Unternehmens enthält.

Sie bildet somit ein Regelwerk, bestehend aus verschiedenen Richtlinien zu den Bereichen Enterprise Risk Planning, Business Process Management (BPM), Datensicherheit, Datenschutz und Datenqualität.

Eine Data Governance Richtlinie beschreibt wie das entsprechende Unternehmen seine Daten leicht zugänglich und zugleich korrekt gespeichert, sicher und einheitlich ablegen kann. Sie legt darüber hinaus fest, wer für die gespeicherten Informationen verantwortlich ist und auf welche Weise mit den Daten umgegangen werden soll.

Dabei ist die Data Governance Richtlinie kein statisches Dokument. Wenn es erforderlich ist, wird sie an veränderte oder neue Anforderungen angepasst.

Data Governance – Aufbau & Funktion

Heute müssen die Mitarbeiter immer schneller Entscheidungen treffen. Sie greifen dazu auf die gespeicherten Daten zurück und müssen sich auf deren Korrektheit verlassen. Eine schlechte Datenqualität verursacht Kosten. Marketingaktionen und Angebote erreichen ihr Ziel nur dann, wenn die Datenbasis stimmt.

Um eine Data Governance erfolgreich in einem Unternehmen einführen und nutzen zu können, muss zunächst der IST-Zustand des Unternehmens in Bezug auf die Datenhaltung und Datenverwendung ermittelt werden. Investitionen in die IT-Abteilung und die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern sind zumeist erforderlich. Unternehmensbereiche, die Data Governance nutzen wollen, sollten sich die Unterstützung anderer Abteilungen, vor allem aber auch der Geschäftsleitung und der IT-Abteilung sichern.

Zunächst wird der vorhandene Datenbestand bewertet. Die Fachabteilungen finden offensichtliche Fehler meist zuerst. Ergänzend werden die kompletten Unternehmensdaten mittels Data Profiling durchleuchtet. Schließlich entsteht in der IT-Abteilung in Abstimmung mit den Fachabteilungen das strategische Informationsmanagement.

Eine dauerhaft hohe Datenqualität kann nur durch ein unternehmensweites und systematisches Vorgehen erreicht werden. Auch nach der Einführung einer Data Governance Richtlinie muss diese konsequent weiter verfolgt und immer wieder angepasst werden. Je nach Unternehmensgröße wird dafür ein einzelner Mitarbeiter oder ein Team von Mitarbeitern abgestellt. Diese Mitarbeiter überwachen die Daten und steuern aktiv die Datenqualität.

Data Governance Beispiel

Angenommen das Unternehmen „XYZ GmbH“ hat bereits erfolgreich eine Data Governance Richtlinie eingeführt. Alle Abteilungen und die Geschäftsleitung beteiligen sich am Projekt „Data Governance“. Zur Datenüberwachung wurde sowohl eine Software angeschafft, als auch ein Team von Mitarbeitern dafür abgestellt.

Die Qualität der Daten wird durchgehend geprüft. Schon bei der Neuanlage eines Datensatzes werden zahlreiche Prüfkriterien angewandt. Der Datensatz muss vollständig sein. Er wird auf seine Konsistenz geprüft. Dies übernimmt größtenteils die Software. Die Postleitzahl muss zum Ort passen, die Telefonnummer wird einer Richtlinie entsprechend einheitlich und in internationaler Form angelegt. Straßennamen, die mit „Straße“ enden, werden einheitlich mit „str.“ abgekürzt.

Immer wenn Daten nicht der Richtlinie entsprechen und von der Software nicht automatisiert korrigiert werden können, werden diese Datensätze dem Mitarbeiterteam gemeldet. Dann muss ein Mitarbeiter entscheiden, wie der Datensatz korrekt auszusehen hat.

Durch die enorme Qualitätssteigerung der Daten erhöht sich der Umsatz des Unternehmens. Kosten durch fehlerhafte Daten entfallen.

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Autor: Kristina
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